El patrocinador escondido

Estás liderando un proyecto de 3 meses en una empresa pequeña. Tu proyecto va por el segundo mes y las cosas van más o menos normales. Al comienzo del proyecto definiste el alcance y los entregables del proyecto con el gerente general de la empresa, un profesional excelente de 35 años, y cada 15 días te reunís con él para informarle acerca del avance del trabajo y de los issues más importantes. Un buen día llega el padre de este profesional, de 70 años. El proyecto está terminado, vos ni lo conocías, y por su forma de hablar te das cuenta de que está enterado de todo lo que pasa en el proyecto. Pide ver una demo de los entregables tal como están hasta ahora. Inmediatamente, comienza a cuestionar funcionalidades básicas de algunos entregables, critica el approach usado en la implementación, la tecnologìa usada en el proyecto.

Esta persona había estado de viaje y estuvo siempre en contacto con su hijo intercambiando información acerca del proyecto. Supo desde el día 1 de qué se trataba el proyecto, cómo se iba desarrollando, sólo que recién hoy apareció en escena, vio los entregables, y ahora parece que todo tu mundo como gerente de proyecto se derrumbó en media hora.

¿Te suena conocido? Esta persona es el patrocinador escondido, deberías haberlo detectado. Es un interesado en el proyecto que si bien nunca tuvo contacto con el equipo puede influir en la aprobación y validación del proyecto.

Una de tus responsabilidades en la planificación del proyecto es identificar a los patrocinadores. Identificar significa saber quiénes son, saber qué intereses tienen, definir qué responsabilidades tendrán sobre el proyecto. Parece que se te pasó uno… Deberías haber hablado con el gerente general de la compañía y preguntarle: ¿Solamente usted estará coordinando este proyecto internamente, monitoreándolo, recibiendo la información que yo produzca acerca del avance y los issues, o habrá alguna otra persona? ¿Habrá algún otro patrocinador que tome decisiones, otra persona a la cual yo tenga que informar?

Para esto te debés hacer la siguiente pregunta:

¿Quién es el patrocinador de un proyecto? Es el individuo o grupo de individuos que deciden implementar el proyecto, que toman el riesgo del implementarlo, que le apuestan al proyecto y consiguen los recursos y el presupuesto.

¿Qué responsabilidades tiene el patrocinador durante la implementación?

1. Obtener los recursos necesarios para el proyecto.

2. Delegar la autoridad del día a día del proyecto sobre el gerente de proyecto.

3. Monitorear y controlar el proyecto a alto nivel, a través del gerente de proyecto.

4. Confirmar y autorizar las fases del proyecto y el paso a cada fase siguiente.

5. Verificar y validar el producto final del proyecto.

Ahora pensá en el proyecto que estás gerenciando actualmente, o en uno que hayas gerenciado hace poco: ¿hay alguien en tu organización que no conocés, que está haciendo alguna de estas cinco cosas?

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6 comentarios sobre “El patrocinador escondido

  1. Muy cierto, y en empresas multinacionales suele ser muy común, ya que no siempre se conocen los Sponsor, o no se tiene contacto con ellos; también suele existir el cambio de las personas responsables comprometidas en sponsorear los proyectos que tiene asignados, por lo cual también suelen querer cambiar algunos rumbos y redefinir los proyectos ya sea en su forma o en su alcance.

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  2. Muy bien José. Excelente.
    El otro punto clave, en el caso de proyectos del gobierno que tienen conexión o dependencia. Es muy estresante cuando culminas el FEL de manera óptima, luego debes paralizar la implantación porque no tienes información de un tercero (el emplazamiento y las condiciones topográficas), además debes esperar la decisión de un director y el patrocinador para saber si la construcción será solo tuya o será compartida con otro usuario, motivado al alto costo del proyecto; pero a su vez, debes acelerar su construcción porque esa instalación está atada a un plan de entrega de producción. Es decir, debes construir para dar producción antes de 5 años, de los cuales, la construcción consume 4 años, y has perdido 2 años esperando la decisión para iniciar la construcción.

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