El estándar de gestión de programas del PMI (3): el registro de beneficios

– “Este proyecto traerá muchos beneficios a la empresa”. “¿Qué beneficios?”. “Y… mayores ventas, mejor servicio al cliente, eficiencias en la distribución del producto…”.

Muchas veces escuchamos frases similares en la oficina. ¿Cuál es el problema? El problema es que estas son frases muy genéricas y que nadie se está comprometiendo a medir los beneficios y comprobar si el programa o proyecto dieron los resultados esperados. Nadie se está comprometiendo a revisar el caso de negocios que fue presentado ante el Directorio de la compañía.

Las mejores prácticas y también el Estándar de Gestión de Programas del PMI recomiendan construir un registro de beneficios para especificar y comunicar los beneficios del programa a los interesados no sólo para que se actualicen acerca de lo que sucederá, sino también para construir juntos las métricas de desempeño y así poder monitorear el progreso.

Ejemplo: somos una empresa de telefonía celular y estamos implementando un programa para aumentar las nuevas suscripciones al servicio. Este programa comprende 12 proyectos y otras actividades y durará 18 meses. Hay 24 personas involucradas que pertenecen a la empresa y además 3 proveedores clave. El director del programa define junto con el director comercial (interesado clave en el programa, pero no involucrado directamente) una lista de métricas de desempeño: cuántos nuevos suscriptos conseguiremos a partir de una fecha determinada, cuántos por mes durante los próximos 24 meses de implementado el programa, qué distribución tendrán los nuevos sucriptos según segmentos de mercado, edades, zonas geográficas. Los nuevos suscriptos se deben computar como aquellos que adquirieron los servicios gracias al programa, en forma diferencial a los nuevos suscriptos regulares. Hay que detectar este “delta”: esto puede ser difícil de determinar, por eso se necesita al director comercial.

El registro de beneficios del programa es una lista que tiene por lo menos estos datos:

  • Lista de beneficios planificados.
  • Mapeo de cada beneficio a parte o partes del programa (para saber dónde asignar los recursos).
  • Descripción acerca de cómo será medido cada beneficio (¿en términos de nuevos suscriptos incrementales, en términos de ingresos anuales, en términos de cantidad de productos comprados?).
  • Indicadores de progreso de cada beneficio.
  • Fechas clave para conseguir cada beneficio.
  • Persona o grupo responsable de conseguir el beneficio.

Cómo ves, las empresas buscan rentabilidad, y ningún proyecto o programa se realiza sin una razón económica. Lo que pasa muchas veces es que el Directorio tiene la intuición de que tendrá éxito y decide su implementación, pero este éxito nunca se mide. ¿Qué pasa en tu organización?

 

 

 

Anuncios

2 comentarios sobre “El estándar de gestión de programas del PMI (3): el registro de beneficios

  1. Considero que es “el lugar” en donde debemos enfocarnos quienes estamos relacionados con los Proyectos. Para quienes trabajamos en empresas industriales, es complicado a veces, poder demostrar qué aporte se le hace a la Dirección, desde un Proyecto (cuánta mejora aportamos….). Esta es una gran forma. Debemos trabajar más en armar buenos Casos de Negocios.
    Con las Lecciones Aprendidas medimos al equipo, proveedores, performance del Proyecto. Con el Caso de Negocio, medimos beneficios aportados a la Compañía, del Producto o Servicio del Proyecto.

    Saludos.

    Darío.

    Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s