LA ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE (SCOPE MANAGMENT)

En algún tramo del proyecto deberíamos explicar a los integrantes de nuestro equipo y demás interesados cuál será la estrategia para administrar el alcance y cómo manejaremos los cambios. En tal sentido, cuando alguien sugiere un cambio de alcance, se lo debe documentar para hacerlo concreto y formal. Existen proyectos en donde se crea un comité de control de cambios (CCC), que funciona como un tribunal, en el cual se analiza si conviene aceptar o rechazar los cambios al alcance, y cuáles son las ventajas y desventajas en cada caso.

Si el cliente del proyecto participa de este comité esto será muy bueno, porque automáticamente estaremos transformándolo en un aliado para la administración del alcance. También es recomendable manejar una bitácora de issues, que luego se transformará en el barómetro del proyecto. Si surgen issues más rápidamente de los que el equipo pueda solucionar, entonces el proyecto explotará.

Para que esto no suceda, debemos dejar todo en claro, debemos alinear a todos los participantes con los documentos y el acta del proyecto, y de esa forma alinear también sus expectativas. Cuanto más trabajo de este tipo se haya realizado durante la planificación, teóricamente menos issues deberían existir en el proyecto. Debemos evitar que a los tres días tengamos la bitácora llena de issues, y eso sólo se logra con una buena planificación.

Existen proyectos en donde la situación es peor: ocurren muchos issues pero no están documentados. Debemos puntualizar que la función en la ejecución consiste en controlar y mostrar el avance en dos planos de la actividad: el cronograma y las excepciones al cronograma.

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